速看（公文处理的流程）政府公文处理流程，行

为提升公司行政公文拟制、管理的规范性，提高处理效率、质量，特制定本办法。

一、定义

（一）行政公文：分为内部公文和外部公文。

1.内部公文是指公司在行政管理过程中形成的、具有法定效力和规范体式的文书，是公司规范管理的重要工具。

2.外部公文是指来自外部需要公司内部流转和处置的文件。

（二）公文处理：指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

（三）公文处理方式：分为纸质和电子两种，内部公文应以电子为主，外部公文则以纸质为主。

二、适用范围

本办法适用于公司所有部门。

三、职责权限

（一）企管室：作为公司行政公文归口管理部门，负责公司级的公文拟制、处理及督办，并负责督导各部门的公文管理工作。

（二）其他各部门：负责本部门的公文拟稿、处理及督办。

四、公文种类

公文主要分为以下十五类，常用的有通知、报告、请示等:

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

（三）命令(令)。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准晋升衔级或调动岗位、嘉奖有关单位和人员。

（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。

（五）公告。适用于向内外宣布重要事项或法定事项。

（六）通告。适用于在一定范围内公布应遵守或周知的事项。

（七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（八）通知。适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（九）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（十）报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级单位的询问。

（十一）请示。适用于向上级单位请求指示、批准。

（十二）批复。适用于答复下级单位请示事项。

（十三）议案。适用于各单位按公司章程，以及公司重大事项汇报程序，向经营层、董事会或者股东大会提请审议事项。

（十四）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十五）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

五、公文格式

（一）公文的组成和格式要求：完整的公文由份号、密级、保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。其中：非特别正式的行文可酌情省略份号、密级、保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位、印发日期。

1.份号。适用于涉密文件，用“NO”+一个空格+印制份数的顺序号形式，小四号黑体字，顶格编排在版心左上角第一行。

2.密级和保密期限。适用于涉密文件，根据文件的涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”+“★”+保密期限（阿拉伯数字）形式，三号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行。

3.紧急程度。公文送达和办理的时限要求，根据文件的紧急程度分别标注“特急”、“加急”、“平急”，三号黑体字，顶格编排在版心左上角第三行。

4.发文单位标志。用发文单位全称或规范化简称+“文件”（也可不加此二字）形式，联合行文时可并用联合发文多单位名称、也可单独用主办单位名称；小标宋体字，红色，字号20号及以上（根据发文单位名称长短调整字号，布满一行为宜），横向居中排布、纵向上边缘至版心上边为35mm，以醒目、美观、庄重为宜。

5.发文字号。用发文单位代字+﹝年份﹞+发文顺序号+“号”形式，联合行文时用主办机关的发文字号；三号仿宋体字，注意年份用阿拉伯数字、全称而非简称、用六角括号括入，顺序号用阿拉伯数字、前不加“第”字、不编虚位（如：1不编为01），纵向在发文单位标志下第三行、横向一般居中排布（上行文因需与签发人同在一行，故改为居左空一格排布）。我公司发文代字如下：

6.签发人。适用于上行文，用“签发人”+全角冒号+签发人姓名形式，有多个签发人的按发文单位顺序从左到右、从上到下均匀编排、一般每行排两个姓名、回行时与上一行第一个签发人姓名对齐；“签发人”用三号仿宋体字、签发人姓名用三号楷体字，纵向在发文单位标志下第三行、横向居右空一格排布。

7.版头分隔线。红色，粗细2.25磅、长度与版心等宽，纵向在发文字号之下4 mm、横向居中排布。

8.标题。用发文单位名称（可省）+事由+文种形式，事由应简要概况公文主要内容，文种选择应准确，除批转文件外一般在标题中不得使用标点符号；二号小标宋体字，纵向在版头分隔线下第三行、横向分一行或多行居中排布，回行时注意词意完整、排列对称、长短适宜、间距恰当，整体呈梯形或菱形。

9.主送单位。用公文主要受理单位全称或规范化简称或同类单位统称+全角冒号形式，注意上行文一般只写一个主送单位、如需同时报送其他单位可用抄报或抄送形式；三号仿宋体字，纵向在标题下第二行、横向居左顶格排布，注意回行时仍居左顶格，全角冒号加在最后一个主送单位名称之后。

10.正文。公文的主体，在公文的首页必须显示正文；纵向在主送单位下第一行起始，横向每个自然段左空二字、回行顶格；文中结构层次序数依次可用“一、”、“(一)”、“1.”、“（1）”四级标题，其中：“一、”式第一级标题用三号黑体字，“（一）”式第二级标题用三号楷体字，第三级及以下标题和其他正文内容用三号仿宋体字。

11.附件说明。如有附件，用“附件”二字+全角冒号+阿拉伯数字序号及点号（如：“1.”）+附件名称形式，注意附件名称后不应加标点符号；三号仿宋体字；纵向在正文下第二行、横向居左空两字起始编排“附件”二字，多个附件序号对齐，如某个附件名称较长需回行时则与上一行的附件名称首字对齐。

12.发文单位署名。用发文单位全称或规范化简称，三号仿宋体字，纵向在附件说明后第二行、横向居右，有多个发文单位的空一格或分行列示、整体呈梯形或菱形。

13.成文日期。用阿拉伯数字全称+“年”、“月”、“日”形式，署会议通过或发文单位负责人签发的日期、联合行文时署最后签发单位负责人签发的日期；三号仿宋体字；纵向在发文单位署名下第一行，横向以发文单位署名最后一行文字为基准居中排布。

14.印章。有发文单位署名的应加盖其署名相符的印章，但有特定发文单位标志的普发性公文和电报可不加盖印章。

15.附注。公文印发传达范围等需要说明的事项备注，附注的内容用“（）”括入；三号仿宋体字；纵向在成文日期下第二行，横向居左空二字。

16.附件。正文的说明、补充或参考文件，在附注后另起一页编写，如有多个附件的每个附件都应另起一页编写；每个附件的新页第一行居左顶格写“附件”+阿拉伯数字序号（与上述的附件说明对应，且其后不应加标点符号）、三号黑体字，空一行后写附件标题（与上述的附件说明对应）、其后为附件的正文，附件标题及正文的格式要求同公文的标题及正文。

17.抄送单位。指除主送单位外需要执行或知晓公文内容的其他单位，用“抄送”+全角冒号+抄送单位全称或规范化简称或同类型单位统称形式，多个抄送单位名称之间用逗号分隔，最后一个抄送单位名称之后用句号收尾，需回行时则与上一行冒号后的首字对齐；四号仿宋体字；纵向在公文（含附件）最后一页倒数第二行且上下均以分隔线（黑色，粗细0.5磅、长度与版心等宽，居中排布）分隔，横向左右各空一格排布。

18.印发单位。指公文送印单位，写单位全称或规范化简称；四号仿宋体字；纵向在公文（含附件）最后一页最后一行且上下均以分隔线（要求同上）分隔，横向居左空一格排布。

19.印发日期。一般指文件的实际印制发放日期，也可以领导签发日期或会议通过日期为准，用阿拉伯数字全称+“年”、“月”、“日”+空一格+“印发”形式；四号仿宋体字；纵向与印发单位在同一行，横向居右空一格排布。

20.页码。公文页数顺序号，用“-”+空一格+阿拉伯数字+空一格+“-”形式，数字不编虚位；四号半角宋体字；纵向在页脚，横向奇数页居右、偶数页居左。

（二）公文的其他版式要求：可参照《党政机关公文格式》国家标准执行。

（三）公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

（四）公文用纸采用国 A4型（210mm×297mm），双面打印，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

六、行文规则

（一）公司机构设置、人事任免、奖励处罚等事项，以公司名义发文。

（二）各部门一律不得自行以南京金星宇节能技术有限公司名义对外报送或对内发送正式文件。如确需要的，应先拟稿报总裁或总裁授权的责任人审核批准后方可发出。

（三）各部门在职权范围内可用本部门名义对下行文、对外行文仅限于对口单位的工作联系，同级部门可在各自权限内互相行文、联合行文，但涉及重要事项、多方协同的应先拟稿报总裁或总裁授权的责任人审核批准后方可发出。

（四）公司内部的请示、报告应分开，一文一事，且报告中不得夹带请示事项。总裁批示的各种请示、报告等公文原件统一归运营中心企管室存档，批示意见传递给原报文部门。

七、发文办理及督查

发文办理指以公司或各部门名义制发公文的过程，包括拟稿、核稿、签发、校对、用印、登记、分发等程序。

（一）拟稿。根据内容由各部门拟稿，综合性和重要文件由运营中心企管室拟稿。拟稿时要注意以下事项：

1.符合公司有关规定、情况属实。

2.人名、地名、数字、引文要准确。日期应写具体的年、月、日；引用公文应当先引标题，后引发文字号。

3.公文中的数字，除部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为语素的数字必须使用汉字外，其余应使用阿拉伯数字；在同一公文中，数字的使用应前后一致。

4.结构层次序数，第一层为“一、”、第二层为“（一）”、第三层为“1.”、第四层为“（1）”、第五层为“①”。

（二）核稿。文稿拟出后，成文单位领导应先审核，若需以公司名义上报或下发的再送运营中心企管室审核。审核的重点：是否需行文；文字表述、文种使用和公文格式等是否符合本办法的规定；手续是否完备，行文内容涉及其它部门的联合行文是否履行会签手续。如不符合上述要求的，审核人有权予退回重办。

（三）签发。由公司领导审阅公文后签署自己的意见、姓名和审批时间，联合发文要先请有关领导会签，文件经签发后即成定稿。签发及会签应用黑色墨水钢笔或其它符合存档要求的笔墨。

（四）校对、编号、用印。经签发的文件应在一个工作日内打印发出，经办人在打印前应认真地校对，确保文件不错不漏、字迹清晰、版面美观；如需编号的，以公司名义发文由运营中心企管室予统一编号，以各部门名义发文由各部门予统一编号；如需用印的，履行用印审批手续。

（五）登记、分发。以公司名义发文的，由运营中心企管室登记后、以邮件或纸质文件形式发送至文件主送单位，会同相关责任人跟踪办理情况；以各部门名义发文的，由主办部门登记后、将文件发至主送单位，并负责跟踪办理情况，必要时向运营中心企管室反馈进展。

八、收文办理及督查

收文办理指对公司收到外部来文的办理过程，包括签收、登记、拟办、批办、传阅、承办、催办、督查等程序。

（一）签收、登记。公司收到外部来文由接收部门登记、筛选，涉及公司层面或多部门协调等重大事项的，统一交运营中心企管室行政专员。行政专员填写《收文登记表》登记后，以电子邮件或其他便捷形式提交科室主管和运营总监审阅。

（二）拟办、批办、传阅。由运营总监根据文件要求的时限区分缓急程度，一般性文件在2个工作日内提出处理意见并转责任部门办理、相关部门传阅；重要紧急文件当日提出处理意见、上报总裁阅批后，转相关责任部门办理、相关部门传阅；涉及专业内容而无法提出处理意见的文件，当日转相关专业部门负责人提出办理意见，视情况报总裁阅批后，转相关责任部门办理、相关部门传阅。

（三）承办。行政专员按相关领导批示，将文件送达有关部门 办理。承办部门应认真负责，及时办理不得延误。

（四）催办、督查。行政专员按规定的时间提前向承办部门询问办理结果，以保证公文及时办理完毕，遇有异常及时向上级领导反馈。运营中心对文件办理结果具有督查的责任。

九、公文立卷、归档和销毁

（一）公文办理完毕后，行政专员应根据文书立卷的要求，及时登记备查，并留公文电子版和纸质版存档。

（二）公文立卷应以本单位形成的公文为重点，运营中心企管室及各部门应认真做好公文立卷工作，保证齐全、完整、正确反映本单位主要工作情况，便于保管、查找和利用。一般每季度应清理一次，年末集中分类立卷。

（三）立好的宗卷，要写明标题，编好目录并按照有关规定，定期归档。没有存档价值和存查必要的公文，经过鉴别并经运营总监批准，可以销毁。销毁时应登记造册，并有专人监督，以防丢失、错销、漏销。

十、本办法由？？

负责解释，自发布之日起执行。

附：收文登记表

收文登记表